Como é a sua rotina de trabalho? Você começa o seu dia sabendo tudo o que vai fazer ou as atividades vão surgindo ao longo do dia? E a sua semana? Sabe o que precisa ser feito, o que é prioridade e consegue deixar espaço para novas tarefas?
Hoje eu não consigo começar uma semana de trabalho sem saber o que eu tenho planejado. Logo na segunda sei se tenho tarefas demais e que não caberiam na semana; ou se tenho muito espaço e, por isso, posso adiantar tarefas das semanas seguintes; ou mesmo trabalhar em projetos futuros que nunca tenho tempo.
Mas nem sempre foi assim. O normal da minha rotina era lidar com as tarefas à medida que elas apareciam. E sempre tinha algo, não faltavam tarefas. Isso tinha dois efeitos importantes e igualmente prejudiciais à minha produtividade:
– Tudo era urgente. Se a tarefa surgia no meu dia ou semana, é porque era urgente e deveria ser tratada como tal. Nos dias que mais tarefas surgiam, as horas de trabalho aumentavam ou muita coisa tinha que ser repriorizada.
– Tarefas dos dias mais calmos se estendiam mais do que o necessário. Se você tem uma única tarefa para fazer no dia e nada de novo surge, essa tarefa tem a tendência a ocupar o dia inteiro. Se essa mesma tarefa aparecesse em um dia agitado, talvez ela demorasse apenas 2 ou 3 horas.
Muito dessa nova forma de organização se deu ao Scrum, mesmo que eu não aplique a metodologia exatamente da maneira que ela foi projetada inicialmente.
– Meu ano é dividido em sprints (geralmente de uma semana, mas podem chegar a 10 ou 15 dias em situações especiais.
– No início de cada mês, coloco todas as tarefas que já tenho planejadas para o período no Asana (uso essa ferramenta de gestão, mas o Trello, Monday e muitas outras funcionam da mesma maneira).
– Cada tarefa é identificada com o tempo previsto para ela. Se é uma reunião de uma hora coloco [1] antes do nome da tarefa. Se é uma preparação de uma planilha que vai levar a manhã inteira coloco [4] na frente. E assim por diante.
– No início da semana, abro o meu sprint e vejo quantos pontos (horas) eu planejei para a semana. Minha rotina é de 40 horas, então tento deixar um planejamento de 30-35 horas para ter espaço para tarefas que surgem durante a semana. Mas isso pode variar de acordo com o seu papel. Pessoas que trabalham no comercial costumam ter muitas tarefas novas ao longo da semana, pessoas que trabalham em áreas internas, como administrativo-financeiro, costumam ter menos.
– À medida que os dias vão passando, marco as tarefas como concluídas e, se necessário, vou adiantando ou adiando tarefas ao longo da semana.
– No final da semana contabilizo o que consegui produzir e desligo a cabeça para o final de semana.
Olhando pela primeira vez talvez pareça burocrático ou complicado de se cumprir, mas confesso que hoje eu não daria conta de voltar ao processo antigo. Tenho muito menos ansiedade com as tarefas que virão, menos stress com tarefas urgentes, que só se tornaram urgentes porque não priorizei nos meus dias mais vazios, e consigo trazer ponto do futuro para minha rotina.
E você, sabe o que vai fazer na semana que vem?
