5 Dicas de organização para lideranças: acelere a produtividade no home office

  • Acelere a produtividade no home office

Liderança, pare e pense: quantas vezes você já teve problemas de produtividade durante o home office? Essa tem sido uma queixa comum para quem, em meio à gestão de equipes e projetos, precisa concentrar-se e fazer entregas consideráveis. Algumas dicas de organização cairiam bem, hein?

A ascensão do trabalho remoto trouxe consigo desafios significativos para as lideranças. Em resumo, o contexto exige cada vez mais habilidades refinadas de organização para manter equipes motivadas e entregas em dia.

Por isso, neste artigo, exploramos cinco estratégias fundamentais para as lideranças otimizarem a organização. Isso com enfoque na produtividade, especialmente em ambientes de home office.

Mas, antes, traçamos um panorama geral sobre o home office hoje e a interseção entre produtividade e liderança. Mais ao fim, apresentamos uma dica bônus que certamente faz a diferença entre times medianos e equipes de alta performance. Boa leitura!

Home office hoje

O home office se tornou realidade para muitas pessoas. Trabalhar remotamente traz muitos benefícios: flexibilidade, economia, menos estresse. No entanto, também tem desafios, especialmente para quem não está acostumado a gerenciar tempo e tarefas com autonomia.

No Brasil, segundo a Fundação Getulio Vargas (FGV), 57,5% das empresas adotavam parcialmente ou totalmente o home office em 2021. Isso inclui as instituições que já assumiam essa modalidade antes da pandemia. Esse percentual diminuiu para 32,7% em outubro de 2022.

Além disso, a pesquisa da FGV mostrou que as empresas que mantiveram o home office após a pandemia adotaram modalidade híbrida. Assim, os funcionários trabalhavam parte do tempo em casa e parte do tempo no escritório.

Entretanto, pesquisa da McKinsey indica que há ganhos corporativos com o home office. Ademais, mundialmente, 36% dos profissionais trabalham pelo menos em regime híbrido. Ou seja, apesar dos desafios, o trabalho remoto deve conviver no horizonte junto a outras modalidades.

Lideranças e produtividade

Se o home office é uma realidade para parte das lideranças, também é verdade que a produtividade é um desafio para elas. Isso porque as pessoas colaboradoras trabalham em diferentes ambientes, com mais distrações. Também há o desafio de equilibrar vida pessoal e profissional.

Mas o que é, de fato, a produtividade? De acordo com o psicólogo e professor norte-americano Edwin Locke, “produtividade é a relação entre a quantidade de produtos ou serviços produzidos e os recursos utilizados para produzi-los”. Em outras palavras, é a capacidade de produzir mais com menos recursos.

Certamente, motivação, ambiente de trabalho, habilidades e conhecimentos dos colaboradores influenciam todo o time. Contudo, as lideranças têm um papel importante. Isso porque elas criam e cultivam ambientes propícios à produtividade. Além, claro, de elas mesmas precisarem de autorregulação.

Então, as lideranças precisam ser mais flexíveis e confiar no time para gerenciar seu próprio tempo e tarefas. Também devem fornecer feedback e apoio regulares. Além disso, precisam criar um ambiente de trabalho com expectativas claras e recursos adequados. Para tal, apresentamos a seguir dicas práticas.

Dica #1: defina metas claras e alcançáveis e turbine a produtividade

Metas são o alicerce de qualquer estratégia organizacional eficaz. Por isso, lideranças precisam criar objetivos claros e alcançáveis. Isso não apenas fornece um propósito compreensível, mas também serve como guia para as atividades diárias.

A saber, metas bem definidas promovem foco e alinhamento. Isso porque ao articularem claramente o que precisa ser alcançado, as lideranças capacitam os times a direcionar esforços mais eficientemente. Isso não só impulsiona a produtividade, mas também cria senso de realização.

Na prática, líderes saem na frente quando adotam metodologias como a SMART (Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais) para garantir que as metas sejam constituídas com precisão e alinhadas aos objetivos organizacionais.

Dica #2: use ferramentas de gestão eficientes

Em um ambiente de trabalho remoto, a comunicação e coordenação eficazes são essenciais. Então, ferramentas de gerenciamento de projetos, tais como Trello e Asana, tornam-se aliadas valiosas na promoção da organização e colaboração.

Junto aos desafios do home office, há uma proliferação de ferramentas que facilitam o acompanhamento e a conclusão de tarefas. Eventualmente, integrar essas plataformas ao fluxo de trabalho agiliza processos e mantém todos na mesma página.

A propósito, certifique-se de escolher a ferramenta mais adequada à dinâmica do time. Para isso, avalie recursos tais como funcionalidades de colaboração, facilidade de uso e integração com outras aplicações. Isso é vital para maximizar os benefícios dessas plataformas.

Dica #3: estabeleça uma comunicação clara e regular

Não há segredo: comunicação é o alicerce de qualquer equipe bem-sucedida. No home office, quando a interação face a face é limitada, lideranças que adotam estratégias para uma comunicação clara e consistente obtêm vantagens.

Decerto, comunicar-se de maneira transparente cria um ambiente de confiança. Ou seja, lideranças devem promover canais abertos para discussões e garantir que cada membro do time se sinta ouvido e compreendido.

Com efeito, agendar reuniões regulares, utilizar plataformas de mensagens instantâneas e promover um ambiente virtual que encoraje a troca de ideias são estratégias eficazes. Essas práticas minimizam mal-entendidos e fortalecem os laços entre os colaboradores da equipe.

Dica #4: crie um ambiente de trabalho propício à produtividade

Já sabemos todos por A + B que o ambiente de trabalho físico desempenha papel significativo na produtividade. Por que motivo seria diferente no home office? Então, lideranças devem incentivar práticas que promovam a organização e o conforto também nesse regime.

Um espaço de trabalho organizado, mesmo que virtual, reduz distrações e permite que os colaboradores se concentrem nas tarefas críticas. Antes de mais nada, garanta que o fluxo de trabalho esteja claro para todas as pessoas e a plataforma de gerenciamento organizada e acessível.

Além disso, incentive a organização de documentos e relatórios. Isso porque é bem comum que em regimes remotos, as empresas adotem serviços em nuvem. E ninguém merece passar horas procurando por um simples ítem virtual. Lembre-se que produtividade é fazer mais com menos.

Dica #5: encontre o equilíbrio, produtividade é sobre isso

Esta dica vale para a liderança e para os liderados. Porque manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal é fundamental para aqueles que buscam sustentar a produtividade a longo prazo. Assim, estratégias que apoiam a saúde mental e o bem-estar são importantes.

Basicamente, pense em seu time como um espelho. Caso você defina limites claros entre o pessoal e o profissional, é provável que a equipe também o faça. Isso porque os membros se sentiriam encorajados e confortáveis para tal.

Ademais, introduza políticas flexíveis, ofereça uma escuta ativa e, sobretudo, promova um ambiente confortável ao erro. Isso porque a cultura do erro zero está diretamente relacionada a altos níveis de estresse e baixos níveis de aprendizado. Lembre-se: errar é sempre um modo de aprender com a falha e ganhar produtividade mais adiante.

Conclusão

O home office se consolidou como uma realidade para muitas empresas. Boa parte delas adota modelos híbridos após a pandemia. Esse regime, no entanto, desafia a produtividade das lideranças, pois demanda equilíbrio na gestão de equipes dispersas e manutenção de entregas consistentes.

Então, liderança, considere essas cinco valiosas dicas de organização para manter a produtividade durante o home office:

  1. defina metas claras e alcançáveis;
  2. use ferramentas de gestão eficientes;
  3. estabeleça uma comunicação clara e regular;
  4. crie um ambiente de trabalho confortável;
  5. encontre o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Em resumo, as lideranças estarão mais bem equipadas para enfrentar os desafios do home office ao adotarem essas práticas. Assim, promoverão a produtividade e o bem-estar dos times.

Dica bônus: adote metodologias ágeis

As metodologias ágeis são abordagens dinâmicas e flexíveis para o gerenciamento de projetos. Isso as torna especialmente relevantes em ambientes de home office. Além disso, elas são aplicadas mundialmente em empresas líderes: Google, Amazon e Carrefour são exemplos.

As vantagens das metodologias ágeis incluem:

  • mais produtividade;
  • redução de custos;
  • melhoria da satisfação do cliente;
  • aumento da flexibilidade;
  • melhoria na comunicação.

Assim, as lideranças respondem rapidamente às incertezas do trabalho remoto e, ao mesmo tempo, estimulam uma cultura de inovação e melhoria constante. Não à toa, preparamos um e-book completo sobre princípios das metodologias ágeis e do Design Thinking. Nele, você conhece cases e ferramentas práticas que deixarão sua empresa mais perto do sucesso. Baixe agora!

Por |2024-01-17T18:20:29-03:0017/01/2024|gestão e liderança|

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Descobri, há alguns anos, que escrever é um modo de conhecer o mundo. Desde então, não parei mais. Sou curioso por natureza e apaixonado por cultura, dados e tecnologia. Jornalista, Publicitário e Mestre em Comunicação Social, já desbravei muitas realidades e fenômenos assim: escrevendo.
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