Imagine a seguinte situação:
Em uma quinta-feira às 14:00 você entra em uma reunião da empresa e seu chefe começa:
– Todos ai? Precisamos ter ideias para redução de custos na área. Temos até as 18:00 para pensarmos em 5 projetos de redução de custo que serão apresentados para a diretoria.
Você e as outras 15 pessoas participando da reunião ainda estão voltando ao ritmo de trabalho pós almoço e o começo do brainstorm é bem lento, mas aos poucos o processo de ideação começa e algumas ideias surgem. Um dos participantes sugere que vocês mudem o local de estocagem de material para evitar custos com o transporte, mas logo em seguida outros dois encontram problemas na nova ideia e ela não vai para frente.
Em seguida, surge uma sugestão de compra de uma nova máquina mais eficiente e com menor gasto energético, mas o custo é muito e logo essa ideia também é deixada de lado. A próxima solução está relacionada ao redimensionamento dos turnos, mas alguém lembra que já houve 2 outros projetos sobre isso no último ano e eles só aumentaram o problema.
Muitas ideias frustradas depois, o grupo entra em um consenso, talvez mais pelo cansaço do que por realmente concordar com a ideia, de que farão um projeto de troca de fornecedores. Passaram o resto da reunião aprofundando na ideia e a apresentaram para a diretoria no dia seguinte. O grupo saiu com a sensação de dever cumprido e que teve uma reunião de ideação eficiente, afinal de contas, saíram com uma ideia no final.
Mas esse processo descrito possui vários problemas que, além de tornar o processo mais lento e desagradável, fizeram com que o grupo, sem perceber, matasse todas as novas ideias e aprovasse algo que já estava na cabeça de boa parte dos presentes.
Mas então, como o processo de ideação deve ser conduzido?
1- Comece com um alongamento mental:
Ter ideias é como fazer um exercício físico, você precisa se preparar para começar. Idealmente esse processo deveria ser feito no momento que a cabeça das pessoas está mais descansada, como no início do dia e da semana, mas como nem sempre isso é possível, é recomendável que se faça uma atividade de descompressão antes. 5 minutos de conversa ou algum jogo de criança como adedanha costumam ter relaxar o cérebro para a atividade que está por vir.
2- Olhe para o problema antes da solução:
Toda solução deve existir para solucionar algum problema, portanto, todo processo de ideação deve ser focado em um problema. No exemplo da história acima, uma solução seria começar listando quais os problemas da área relacionados a desperdícios de recursos, por exemplo.
3- Conduza o processo de ideação com grupos menores:
Grupos de ideação deveriam ter, no máximo, 8 pessoas e, se for a distância, talvez 5. Tendo mais participantes do que isso, o que acontecerá é que alguns poucos contribuirão e os outros continuarão observando. Seja porque sentem que não são necessários, seja porque acham que não têm espaço para contribuir.
4- Ideias focadas:
É muito difícil contribuir com ideias em situações muito amplas, como por exemplo: “dê ideias inovadoras para a sua empresa”. É muito mais eficiente pedir para as pessoas contribuírem com ideias direcionadas aos problemas listados, como: “dê ideias para reduzir os gastos com estoque de matéria prima nas fábricas da empresa”.
5- Limite de tempo:
Não existe brainstorm de 4 horas. O limite de tempo ajuda as pessoas a terem o senso de urgência para trazerem as suas ideias e um tempo mais longo costuma ter um período de esfriamento de ideias muito grande. Em geral, um bom brainstorm dura até 1 hora.
6- Momento de divergência versus momento de convergência:
Os brainstorms costumam ser divididos em momentos de divergência, onde o foco é o maior número de ideias possível, e momentos de convergência, onde o foco é a escolha das ideias mais promissoras. No momento de divergência não é recomendado que se julgue as ideias (isso já foi tentado, essa ideia tem o problema x, o custo seria muito alto, etc). Essa atitude mata todas as ideias mais criativas, pois elas nascem com problemas que devem ser trabalhados pelo grupo ao longo do processo.
7- Meta de número de ideias:
Na etapa de divergência o grande número de ideias é um aliado. Ao se forçar a trazer mais ideias o grupo se liberta dos próprios pré-conceitos e assim consegue pensar diferente do que faz no dia a dia.
8- Depois da priorização, aprofundar nas ideias:
Já no momento de convergência, além de escolher as melhores ideias, os demais participantes devem contribuir com ideias que dêem corpo às originalmente apresentadas. Muitos têm dificuldade de trazer suas próprias ideias, mas são ótimos para contribuir com as dos demais. Essa é a hora de fazer isso.
Portanto, planeje bem a sua próxima sessão de ideação para que ela seja bem sucedida. Não adianta chamar todo mundo na agenda e contar com uma ideia que nasce pronta de um gênio criativo.
