A transformação na forma de trabalho está sendo acelerada e isso nos traz diversos impactos em praticamente todas as áreas. Na gestão de projetos alguns elementos se destacam nesse cenário atual e merecem uma atenção. A ideia aqui não é dizer se são impactos positivos ou negativos, mas sim compreender que esses elementos estão se tornando cada vez mais indispensáveis e requerem maior dedicação agora para realizar uma boa gestão de projetos.
Trabalho Remoto
Poderia relatar apenas o impacto do home office (trabalhar de casa), mas o trabalho remoto inclui o home office e outras formas de trabalho como nômades digitais (pessoas que trabalham de qualquer lugar que não seja o escritório).
O ponto a ser observado é que excluindo algumas atividades que exigem a presença física das pessoas para serem realizadas, as organizações constataram que é possível ter um nível de produtividade sem ter as pessoas fisicamente no mesmo espaço. Alguns casos e estudos, inclusive, apontam um crescimento na produtividade, e isso impacta diretamente a gestão de projetos.
É necessário adaptar processos, utilizar e abusar das ferramentas digitais que facilitam essa gestão e ter uma forma de acompanhar os avanços, riscos e problemas nos projetos, conectando e administrando uma equipe de forma remota, mantendo a qualidade das entregas e o atendimento aos prazos estabelecidos com os clientes.
Processos e indicadores
A gestão precisa se adaptar e simplificar os processos de forma que eles sejam cada dia mais auto-controlados, uma vez que no trabalho realizado à distância, fica praticamente impossível garantir o controle de todos os processos necessários. É importante que a equipe tenha o suporte adequado para se sentir comprometida com as entregas sem um exagero nos controles que tomam tempo de execução e criação.
Isso leva à necessidade de um maior e mais claro acompanhamento dos dados. Portanto, definir bem quais são os indicadores de performance, operacionais e de engajamento com colaboradores e clientes que merecem ser controlados é crucial para o sucesso da gestão.
Liderança e Acompanhamento
A liderança precisa ter como base o acompanhamento. Não adianta apenas estruturar o projeto e delegar as tarefas, é extremamente importante manter o acompanhamento do desenvolvimento do projeto sempre. E não no sentido de ficar em cima cobrando a equipe, mas sim em estar junto nas entregas e ou criar momentos/encontros de acompanhamento do que está acontecendo em cada etapa do projeto para poder suportar o time com recursos necessários e resolver as dúvidas que aparecem.
Nesse elemento, a escuta é uma grande aliada e deve ser uma das prioridades no papel da liderança na gestão de projetos, uma vez que é obrigatório ter a percepção das pessoas que estão realizando as entregas para compreender como estão projeto, equipe e o cliente. Nos projetos de inovação falamos sempre sobre entender qual a dor/problema do cliente/usuário para atendê-los melhor e desenvolver uma solução que seja compatível com a necessidade. Essa premissa deve ser aplicada também na gestão de projetos com o objetivo de aprender com a escuta e ter mais assertividade nas propostas de mitigação de riscos e direcionamento dos projetos.
Relacionamentos
Com a mudança na forma de trabalho, os relacionamentos com equipes e clientes foram impactados e vemos a oportunidade e o desafio de resolver tudo de forma remota.
Antes para falar sobre um projeto com um cliente, havia toda uma preparação e um tempo dedicado para chegar na reunião presencial: as pessoas precisavam escolher qual a roupa ou qual o melhor trajeto para chegar no local com menos trânsito, por exemplo. Hoje é possível ter reuniões com membros da presidência das empresas que utilizam uma camiseta, pois entenderam que toda aquela “formalidade” não é o mais importante nesse relacionamento, a competência e as habilidades das pessoas nas entregas demonstram muito mais profissionalismo do que ir com um traje formal para uma reunião.
O mesmo acontece com a equipe. Atividades podem ser controladas e alinhadas utilizando aplicativos e ferramentas online de gestão e comunicação que estão cada dia mais automatizadas e facilitam o contato, além de eliminar a necessidade de reuniões presenciais. Mas é extremamente importante manter próximo o relacionamento, mesmo que à distância, para evitar a sensação de “euquipe” e estar disponível para apoiar as pessoas nos momentos que aparecem problemas ou necessitam tomar uma decisão importante para o projeto.
Adaptação = Sobrevivência
Como sempre, o mais importante para desenvolver esses elementos e garantir a continuidade da gestão de projetos é ter a habilidade de se adaptar ao cenário atual e ter as atitudes necessárias para diminuir o impacto dessas mudanças na maneira de trabalhar. Ainda é cedo para dizer se estamos caminhando para um cenário melhor ou pior do que era antes, mas estamos caminhando e é urgente conhecer bem esses elementos e considerá-los como básicos para uma gestão de projetos.
As incertezas irão continuar e mais mudanças irão acontecer, as organizações precisam estar preparadas se quiserem sobreviver, assim como na natureza, quem não se adapta, não evolui e está destinado à extinção. Uma gestão de projetos consistente aplicada à inovação é um dos caminhos para adaptar-se, evoluir e criar soluções adequadas e necessárias para o ambiente atual.
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