A gestão de portfólio de inovação é um assunto essencial quando estamos falando da gestão da inovação. A estratégia de inovação planejada, os processos de inovação implementados e a cultura de inovação desenvolvida te levarão à criação de projetos na organização. Nesse momento você se depara com os desafios de ter uma lista de projetos que precisa da gestão de portfólio para então definir onde serão investidos os recursos e transformar seus objetivos em ação. Esse processo, quando feito de maneira organizada e consistente, facilita muito o caminho da inovação. Nesse texto apresentaremos como a gestão de portfólio pode ser trabalhada para obter resultados e impactos positivos no seu negócio.
O que é Gestão de Portfólio de inovação?
A gestão de portfólio na inovação é o gerenciamento de um conjunto de projetos, programas ou outros trabalhos através de modelos, ferramentas, procedimentos e processos. Trata-se também de uma atividade de planejamento e escolha dos projetos a serem desenvolvidos com o foco em facilitar a entrega dos objetivos estratégicos da organização. É um processo vital para todas as organizações que pretendem ter sucesso e continuidade nos seus negócios, e está diretamente relacionado à forma como as organizações trabalham a inovação.
Alguns pontos importantes que merecem atenção e compõem a gestão de portfólio de inovação:
Precisa ser algo dinâmico – O primeiro, e mais importante, é que a gestão de portfólio é algo dinâmico e, obrigatoriamente, deve ser ajustado ao cenário atual em que a organização e o mercado se encontram. Isso garante que seu portfólio atual e projetos futuros estão considerando todas as variáveis possíveis e atualizadas, sempre em parceria com a estratégia da organização, é claro.
Escolhas estratégicas – Gestão de portfólio é sobre fazer as melhores escolhas possíveis considerando quais tipo de produto, mercado e tecnologia que serão explorados, e qual a ênfase e o esforço que serão necessários para cada um.
Olhar para o futuro – As escolhas de hoje podem determinar o futuro do seu negócio. Nos tempos atuais, sabemos o quanto é complexo e limitado pensar em alguns anos para frente, considerando a quantidade de incertezas que existem, porém, não devemos ignorá-las, mas sim considerar o que pode dar errado e o que pode dar certo, para que haja uma melhor gestão de portfólio de inovação.
Alocar e Balancear Recursos – Gerenciar os recursos cada dia mais restritos não é nada fácil, mas é uma atividade essencial. Logo, é extremamente importante alocar os recursos de maneira correta e otimizada entre os projetos da organização. Mais importante ainda é balancear esses recursos disponíveis de acordo com o número de projetos, tentar fazer tudo sem recursos suficientes ou alocar todos os recursos em apenas um tipo de projeto não trará resultados relevantes e satisfatórios.
Tomada de decisão – O processo de decisão do portfólio abrange ou sobrepõe uma série de processos de tomada de decisão dentro das organizações. São necessárias revisões periódicas do portfólio de todos os projetos, tomar decisões sobre seguir ou não com projetos individuais e também decisões sobre desenvolver uma nova estratégia para o negócio.
História e métodos de gestão de portfólio
Entre os anos de 1960 e 1970 surgiram os primeiros métodos para gestão de portfólio e eles eram extremamente matemáticos, não tratavam riscos e incertezas adequadamente. Eram complicados de entender e colocar em prática, e não consideravam todos os critérios necessários. Com o passar do tempo, outros métodos foram desenvolvidos e adaptados para auxiliar no processo de tomada de decisão da gestão de portfólio. Alguns deles são:
Modelos com indicadores financeiros: Utilizam principalmente o VPL (Valor Presente Líquido) e a TIR (Taxa interna de Retorno), além de outros indicadores de retorno sobre o investimento para a tomada de decisão sobre seguir ou não com um projeto. Ele está entre os métodos mais estudados e utilizados. Existem também alguns modelos financeiros matematicamente mais complexos, como os probabilísticos e a teoria de precificação de opções.
Abordagem estratégica: Utiliza a estratégia de negócios da organização como fator decisório para os projetos. É a partir dela que se define como serão divididos os recursos de acordo com categorias, mercado, tipos de projeto ou linha de produtos.
Modelos de pontuação (scorecards) e listas de verificação (checklists): Nesse caso os projetos são avaliados e pontuados em uma variedade de critérios qualitativos (que também podem ser utilizados para a priorização de projetos). É possível visualizar de forma prática quais critérios indicam o possível sucesso ou fracasso do projeto, como vantagens, atratividade de mercado, sinergia com a estratégia e etc.
Existem outros métodos que utilizam abordagens hierárquicas e analíticas, outros que focam em abordagens comportamentais, quando existem apenas informações qualitativas, e também abordagens com gráficos bolha que podem comparar vários projetos de acordo com parâmetros definidos para analisar a probabilidade de sucesso ou atratividade do projeto. Há organizações que definem seu próprio método baseado nos existentes, adaptando-o de acordo com a necessidade do negócio.
Conhecer os diversos métodos existentes ajuda a entender qual o mais ideal para o momento da sua organização de acordo com estratégia de negócio, mercado de atuação e visão de futuro. As abordagens podem funcionar de maneira individual ou em conjunto, e colaboram para melhores tomadas de decisões.
Tipos de gerenciamento de portfólio
Uma pesquisa realizada em 1999 por Robert G. Cooper, Scott J. Edgett e Elko J. Kleinschmidt verificou como 205 empresas faziam a sua gestão de portfólio. Foi possível identificar quatro tipos (clusters) de negócios diferentes. Muitas organizações até hoje se enquadram nesses tipos, isso ajuda a identificar como trabalham a gestão de portfólio e o quanto isso pode afetar seus negócios e a forma como trabalham a inovação. Esses 4 tipos são:
Cowboy/Vaqueiros – Organizações que não possuem métodos bem definidos de gerenciamento de portfólio, a gestão tem conhecimento e não enxerga como um problema. São organizações que normalmente atiram para todos os lados, formando um portfólio extremamente diverso, porém de pouca qualidade para o futuro.
Crossroads/Encruzilhada – São as organizações que possuem os métodos muito bem definidos, porém se encontram em uma encruzilhada, pois a gestão não está engajada na utilização dos métodos e demonstra resistência para entender e perceber todos benefícios em aplicar e utilizar o que é recomendados. Essas organizações conseguem desenvolver bons projetos, mas a forma com que os gerenciam não está completa e coloca alguns deles em risco por faltar conexão entre os métodos e a gestão.
Duds/Fracassados – Organizações onde a gestão de portfólio de fato não existe, não a utilizam e a gestão vê como ineficiente os métodos para gestão de portfólio. Como consequência, não conseguem obter bons projetos, fracassando tanto na concepção de projetos, quanto em sua execução.
Benchmarks/Referência – Aqui são aquelas organizações que utilizam bem os métodos de gestão de portfólio para tomadas de decisões, e a gestão da organização visualiza os benefícios e a qualidade agregada aos projetos por ter um método bem definido. Essas obtêm bons resultados e projetos e aplicam os métodos para evitar perda de tempo e auxiliar no desenvolvimento dos negócios.
A definição desses tipos nos ajuda a entender em qual deles cada organização se encaixa, e também ajuda a compreender que um caminho para melhorar a gestão de portfólio é ter uma organização referência com métodos aplicados e gestão engajada, ao mesmo tempo. Essa sincronia é crucial para o desenvolvimento de qualquer negócio.
Boas práticas na gestão de portfólio de inovação
Após entender um pouco do conceito, história e tipos de gestão de portfólio de inovação, queremos abordar algumas práticas que podem facilitar tudo isso.
O desempenho das organizações mais bem sucedidas na gestão de portfólio está diretamente relacionado a alguns elementos importantes como:
- alinhamento do portfólio com a sua estratégia de negócio;
- balanceamento de número de projetos versus recursos disponíveis;
- planejamento e alocação de recursos financeiros que refletem e se conectam com a estratégia da organização;
- maximizar o portfólio considerando inovação;
- o valor agregado e o impacto dos projetos e um bom tempo de ciclo dos projetos, não tão curtos a ponto de não dar chance do resultado surgir e nem tão longos de forma a usar o recurso de forma indevida e gerar descrença.
A gestão de portfólio é fazer um malabarismo com esses elementos para alcançar melhores resultados nesse processo.
Abaixo listamos mais alguns pontos que auxiliam a manter o equilíbrio nesse processo:
- Revisão do portfólio
O ponto inicial é fazer uma revisão completa de seu portfólio e entender que tipos de projetos a organização está desenvolvendo em seu portfólio e quantos recursos têm sido alocados em cada tipo de projeto. Essa análise inicial permite visualizar, principalmente, que tipo de inovação os projetos consideram e quais os resultados que eles entregam.
Na imagem abaixo é possível verificar um exemplo hipotético de revisão de um portfólio, demonstrando uma quantidade grande de projetos táticos e poucos disruptivos.
Nesse exemplo retirado do artigo Where Are All the Breakthrough New Products? – Using Portfolio Management to Boost Innovation de Robert G. Cooper, do ano de 2013, a separação é feita em quatro tipos de projetos existentes:
- Disruptivos: Novas tecnologias, novos consumidores e/ou novo mercado;
- Progressivos: Atender às necessidades dos consumidores melhor que os concorrentes e desenvolvimento de novas tecnologias;
- Contínuos: Melhorias contínuas de processos, produtos ou serviços;
- Táticos: Sazonais, promoções, mudanças na arte e ou embalagem do produto e etc.
A ideia é conseguir fazer essa separação da melhor forma para sua organização, algumas preferem uma abordagem mais sintetizada, separando por tipo de inovação, disruptiva e incremental por exemplo. Já outras organizações exploram e detalham melhor de acordo com suas classificações e denominações dos projetos. O importante é separar a quantidade de projetos, os recursos alocados e ter ao menos uma métrica em comum entre os projetos para conseguir visualizar como estão distribuídos para a partir disso agir no balanceamento ideal para o seu portfólio.
- Utilizar múltiplos métodos para análise de projetos
Gráfico retirado do artigo New Product Portfolio Management: Practices and Performance de Robert G. Cooper, Scott J. Edgett e Elko J. Kleinschmidt de 1999.
Nas últimas décadas temos uma diminuição no investimento voltado para a inovação disruptiva, isso ocorre principalmente devido ao método de análise financeira ser o principal, e muitas vezes o único, utilizado. Essa necessidade de projetos que traz reduções de custo em curto prazo é cada dia maior nas organizações e um grande desafio para os projetos disruptivos extremamente necessários para a continuidade dos negócios.
O método de análise mais usado e de maior peso na decisão ainda é o método financeiro, que utiliza as estimativas de lucratividade futura e indicadores para decidir se o projeto de inovação deve continuar ou não. O motivo pelo qual esse método é o mais comum é muito claro, já que toda organização deseja aumentar o retorno financeiro sobre seus investimentos, mas temos alguns pontos de atenção que requerem cuidado ao focar apenas nesse tipo de análise:
- As organizações com melhores resultados em sua gestão de portfólio utilizam múltiplos métodos para análise dos projetos, em sua maioria combinam ao menos dois tipos diferentes de análises para decidirem de forma mais assertiva;
- Projetos disruptivos, envolvem mais riscos e raramente dão resultado financeiro de forma rápida, mas podem gerar mudanças significativas no posicionamento estratégico e lucratividade da organização no futuro. Enquanto projetos de inovação incremental dão resultado rapidamente, pois com frequência estão ligados a melhoria de processos diminuindo os custos, mas ao olhar para o futuro, dificilmente trarão transformação no posicionamento de mercado necessário para a longevidade do negócio.
- Conectar estratégias e processos utilizando métodos como da abordagem estratégica, modelos de pontuação (scorecards) e listas de verificação (checklists) junto ao método financeiro torna possível considerar outras variáveis e trazer discussões mais profundas, levando a escolhas mais assertivas, diluindo o peso do financeiro e acrescentando variáveis para diversificar o portfólio de forma saudável.
A gestão de portfólio e a cultura organizacional
A forma como os investimentos são alocados gera reforço positivo ou negativo para a cultura de inovação. Se os projetos que mais recebem recursos e visibilidade são os de inovação incremental, que são menos arriscados, naturalmente as pessoas vão começar a pensar mais nesse tipo de ideia, por trazer mais recompensa frente os decisores da organização.
Um cultua saudável precisa estimular o apetite pela experimentação e aprendizado incentivando projetos de todo o tipo, focando no aprendizado do processo e não somente nos erros, gerando assim uma avaliação positiva para que boas ideias de todos os tipos surjam e possam ser desenvolvidas.
Desenvolvimento focado no cliente
Para que as decisões de investimentos nos projetos sejam pautadas em informações mais próximas da realidade possível a conexão da gestão do portfólio com a metodologia Customer development (desenvolvimento do cliente) é essencial, pois o objetivo é aprender a partir das ações e escolhas que os clientes estão fazendo.
Em um processo de gestão de inovação um projeto precisa atravessar um funil que possui várias etapas que fazem parte da aprovação do projeto e há um nível de validação das informações em cada uma dessas etapas. Ainda no início as avaliações são teóricas, baseadas nos dados mais generalizados, mas conforme o projeto avança no funil e passa por outras etapas, temos dados cada vez mais robustos. É extremamente importante considerar validações dos clientes em cada etapa do funil, sempre que possível. Isso gera escolhas assertivas e mais seguras para a organização, pois tem o olhar e a avaliação de quem de fato irá utilizar aquele produto ou serviço.
Time dedicado à inovação
Ter um time dedicado para suportar principalmente os projetos que trabalham a inovação disruptiva é muito importante, já que esse tipo de inovação normalmente precisa de mais tempo e motivadores diferenciados, pois passa por sucessivos processos de falha, aprendizados e sem resultados financeiros de curto prazo. Enquanto isso, a inovação incremental pode ser responsabilidade de cada área da organização ao observar pontos que podem ser melhorados.
Criar esse time, e quando possível um ambiente dedicado, corrobora para reafirmar importância da inovação para a organização e impacta diretamente a cultura. A gestão de portfólio, quando conectada com a estratégia do negócio e a cultura visando promover a inovação, mantém a organização atualizada e acompanhando as necessidades dos clientes, garantindo um futuro com produtos e/ou serviços adequados e promissores.
Como manter uma boa gestão de portfólio ?
Uma boa gestão de portfólio requer muita dedicação e atenção aos detalhes, pois é uma parte vital para a continuidade dos negócios de qualquer organização. É ela que define como conseguir evoluir e olhar para o futuro atendendo a estratégia do negócio. A gestão é essencial, também, para o posicionamento da organização quanto a inovação, pois não é possível inovar sem entender quantos e quais projetos existem, onde estão os recursos disponíveis e a quantidade de esforço que é necessário para extrair o melhor de cada projeto.
Nós da Troposlab podemos colaborar nesse processo, te ajudando a analisar seu cenário atual e a estabelecer um método que faça sentido para sua organização, buscando colocar a inovação como elemento de destaque, com soluções que entregam resultados e impactam a cultura. Entre em contato com um de nossos especialistas, podemos elaborar uma proposta personalizada para sua necessidade.
